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Ziel und Aufgabenstellung

In einer Einrichtung wie dem Institut Arbeit und Technik, in dem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in verschiedene Strukturen eingebunden sind, diverse Kommunikationspartnerinnen und -partner haben und oft unter hohem Zeitdruck arbeiten, ist die interne Wissenslogistik ein schwieriges Problem. Einerseits wird ein Mangel an Informationen über interne Vorgänge und Entscheidungsprozesse beklagt; andererseits ist es für diejenigen, die Informationen an andere weitergeben möchten, oft schwierig, dafür Gehör zu finden. Beide Defizite können durchaus zusammenhängen: jemand verteilt eine Information; jemand anderes nimmt sie zunächst nicht zur Kenntnis, da aktuell andere Themen wichtiger sind, und später, wenn die genannte Information doch in irgendeinem Zusammenhang wichtig wäre, ist sie nicht mehr verfügbar oder auffindbar.

Mit dem Intranet möchte der Servicebereich Information und Kommunikation ein Werkzeug bereit stellen, das möglichst vielIAT-intern benötigtes Wissen ständig verfügbar macht. Dazu ist es notwendig, möglichst viele Informationen, die für IAT-Angehörige relevant sein können, zu sammeln, für die Präsentation im Intranet aufzubereiten, sie so zu strukturieren, dass sie je nach Fragestellung leicht auffindbar sind, und sie ständig zu aktualisieren.

Für Fragen der Recherchetechnik, Informationsbeschaffung und Nutzung von IT-Angeboten wird das Intranet um Selbstlernmaterialien erweitert.

Vorgehen

Schon die selbstverständlich erscheinende Anforderung, alle Texte im Intranet aktuell zu halten, ist nicht banal, da diese ständig auf ihre Aktualität hin überprüft werden müssen und das nur intellektuell möglich ist; eine maschinelle Unterstützung ist schwer vorstellbar. In einigen Teilbereichen des zurzeit bestehenden Intranet-Angebotes war eine umfassende Überarbeitung notwendig.

Die im Jahre 1997 erarbeitete Gesamtstruktur ist im August 2001 grundlegend revidiert und nach einem Jahr praktischer Erfahrung mit dem neuen Design nochmal grundlegend verändert worden. Im Herbst 2002 bestand ein Arbeitsschwerpunkt darin, das Intranet um Selbstlern-Materialien zu ergänzen. Vor allem im Bereich des Serviceangebotes der Bibliothek und der bereit gestellten Recherchemöglichkeiten sind immer wieder Defizite festzustellen, was davon bekannt ist und was folglich benutzt wird. Die monatlich angebotene Einführung ins Serviceangebot der Bibliothek für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reicht offenbar nicht aus, da die dabei dargestellte Informationsfülle nicht zu verarbeiten ist. Außerdem ergeben sich im Bibliotheksbereich ständig neue Informationsangebote und Recherchemöglichkeiten, sodass einmal erworbenes Wissen schnell veraltet.

Daher wurden modulare Lehr- und Lernmaterialien erarbeitet, die einerseits das Konzept für Informationsveranstaltungen darstellen können, andererseits aber auch als Selbstlern-Materialien im Intranet nachzulesen sind, vor allem für diejenigen, die Schulungsveranstaltungen nicht besuchen können oder wollen. Die auf die Bibliothek bezogenen Texte sollen sukzessive um Materialien aus dem EDV-Bereich ergänzt werden.

Einen weiteren Aufgabenbereich bei der Reorganisation des Intranets stellt die Ergänzung des vorhandenen Angebotes durch neue Inhalte dar. Denkbar ist, dass diese Erweiterung nicht nur in statischen Texten besteht, sondern interaktive Elemente eingefügt werden wie Diskussionsforen, elektronische Beschwerdekästen, “schwarze Bretter” für Verbesserungsvorschläge etc.

Die ständige Optimierung des Intranet ist inzwischen als Daueraufgabe anzusehen und hat daher ihren Projektcharakter verloren.